Desmaterialização de processos com recurso a tecnologias open-source

Abstract

Numa altura em que as organizações se concentram cada vez mais na otimização dos seus processos com vista à melhoria de resultados, a desmaterialização de processos apresenta-se como uma solução perante o atual contexto da sociedade da informação, no qual se procuram novas abordagens de produção, organização, circulação e recuperação da informação, com recurso a novas Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC). A desmaterialização de processos implica a identificação dos circuitos e fluxos de informação, tipologias documentais envolvidas e responsabilidades associadas a cada atividade, no sentido de simplificar e racionalizar os procedimentos e, consequentemente, reajustar os fluxos de informação. O presente trabalho procurou seguir esta abordagem, concretizando-se num projeto-piloto de desmaterialização de processos, conduzido num departamento de uma instituição de ensino superior. Este foi operacionalizado com base numa abordagem de desenvolvimento estruturada, suportada na revisão da literatura e em evidências/fatores críticos de sucesso identificados através de entrevistas realizadas a duas entidades da administração pública com experiência neste tipo de projetos, e implementado com recurso a uma tecnologia open-source – Bonita Open Solution (BOS 5.6).

At a time when organizations are increasingly focusing on optimizing their processes to improve results, the processes dematerialization is presented as a solution to the current context of the information society, characterized by a demand of new approaches to production, organization, circulation and retrieval of information, using new Information and Communication Technologies (ICT). The processes dematerialization requires the identification of circuits and flows of information, types of documents involved and the responsibilities associated with each activity, in order to simplify and rationalize procedures and, consequently, adjust the flow of information. The present study tried to follow this approach, concretizing in a pilot project of processes dematerialization, conducted in a department of an institution of higher education. This was performed based on a structured development approach, supported on a literature review and some evidences / critical success factors identified through interviews realized in two public entities with experience in such projects, and implemented with an open-source technology - Bonita Open Solution (BOS 5.6).