Análise e padronização dos processos de negócio de uma empresa recém-criada: uma abordagem com recurso ao BPMN e ferramentas Lean

Abstract

Atualmente, e devido à concorrência e à pressão a que as empresas estão sujeitas, torna-se cada vez mais premente a necessidade de se melhorarem e padronizarem os processos de negócio. O presente projeto, desenvolvido em contexto fabril na empresa recém- -criada Polipromotion S.A., emergiu precisamente da necessidade de se mapearem, analisarem e padronizarem os processos dessa unidade industrial. Com a finalidade de se atingirem os objetivos propostos, foi usada uma metodologia que resultou da junção de duas abordagens já conhecidas: (i) por um lado a modelização com recurso ao BPMN; (ii) por outro a padronização com recurso ao SDCA. Numa primeira fase, identificaram-se os processos, seguida da sua modelação e análise com vista à obtenção de modelos mais eficientes, tirando partido das ferramentas Lean. Numa segunda fase, adotou-se o ciclo SDCA para a respetiva padronização e estabilização a longo-prazo dos processos obtidos. Da aplicação desta metodologia resultou uma simplificação dos modelos alcançados inicialmente, através da eliminação de atividades de valor não acrescentado e obtiveram-se resultados visíveis, efeito da implementação de ações de melhoria através ferramentas LEAN, sobre problemas encontrados ao longo do projeto. De salientar que todos os modelos foram documentados e implementados no dia-a-dia da empresa, através da disponibilização dos padrões e formação dos colaboradores. Por fim, a estratégia de inclusão dos processos dentro das macros pré-definidas do grupo Polisport, a que pertence, permitiu à empresa inicializar o processo de certificação da norma ISO9001:2015 ainda antes da conclusão do projeto.

Nowadays, due to the competition and the pressure to which the companies are subject, the need to improve and standardize business processes becomes more and more pressing. This project, developed in a factory context in the newly created company Polipromotion S.A., emerged precisely from the need to map, analyze and standardize the processes of this industrial unit. In order to achieve the proposed objectives, a methodology that resulted from combining two approaches already known was used: (I) on one hand the modeling using BPMN; (ii) on the other, the standardization using the SDCA. Initially, the processes were identified, followed by their modeling and analysis in order to obtain more efficient models by taking advantage of Lean tools. In a second phase, the SDCA cycle was adopted for the respective standardization and long-term stabilization of the obtained processes. The application of this methodology led to a simplification of the models initially achieved, through the elimination of non-added value activities and there were visible results, effect of the implementation of continuous improvement actions through Lean tools, on problems encountered throughout the project. It should be noted that all the models were documented and implemented in the day-to-day of the company, through the availability of standards and training of employees. Finally, the strategy of including the processes within the pre-defined macros of the Polisport group, to which it belongs, allowed the company to initiate the process of certification of the ISO9001: 2015 standard even before the conclusion of the project.