Melhoria do processo de gestão da documentação no controlo e inspeção da qualidade: o caso de uma empresa produtora de pás eólicas

Abstract

O panorama económico atual, globalizado e cada vez mais competitivo tem levado as empresas a procurar soluções para se diferenciarem dos seus concorrentes. O compromisso com uma gestão da qualidade eficaz e eficiente, capaz de entregar valor ao cliente por meio de produtos e serviços que atendam às suas expectativas e necessidades é vista como uma forma de uma organização garantir um bom posicionamento no mercado em que atua. Um dos caminhos possíveis para garantir esse compromisso com a qualidade é através de uma gestão baseada na procura constante pela melhoria dos processos críticos da organização. Nesse sentido o presente projeto reflete o trabalho desenvolvido numa empresa do setor das energias renováveis com o objetivo de melhorar a eficácia e eficiência do processo da gestão da documentação envolvida em todo o controlo e inspeção da qualidade ao processo produtivo e produto acabado. Para melhorar este processo, eliminando ou reduzindo os desperdícios que pudesse apresentar, bem como estabilizando e padronizando atividades para garantir um melhor fluxo da documentação e informação, foram combinadas as práticas de BPM, BPMN, Gestão da Qualidade e Lean Thinking. As ações de melhoria implementadas culminaram num fluxo da documentação mais eficiente, num maior controlo, organização e padronização do processo da gestão da documentação, numa melhor definição de responsabilidades, melhor comunicação entre as equipas envolvidas e num aumento da percentagem de documentos devidamente preenchidos e conformes, bem como num acesso mais rápido à documentação por parte das equipas, que ficou distribuída em pontos estratégicos por todo o chão de fábrica. Tendo em conta os resultados obtidos, pode-se concluir que a combinação das práticas de BPM/BPMN, Gestão da Qualidade e Lean foi consideravelmente positiva para a análise e melhoria do processo selecionado, o que permite concluir que é vantajosa a sinergia entre vários paradigmas da gestão para a melhoria do desempenho organizacional.

The current globalized and increasingly competitive economic scenario has led companies to seek for solutions to differentiate themselves from their competitors. The commitment to effective and efficient quality management, capable of delivering value to the customer through products and services that meet their expectations and needs is seen as a way for an organization to ensure a good position in the market in which it operates. One of the possible ways to guarantee this commitment to quality is through a management based on the constant search for the improvement of the organization's critical processes. In this sense, this project reflects the work developed in a company in the renewable energy sector with the aim of improving the effectiveness and efficiency of the documentation management process involved in all quality control and inspection of the production process and finished product. To improve this process, eliminating or reducing the wastes it could present, as well as stabilizing and standardizing activities to ensure a better flow of documentation and information, the practices of BPM, BPMN, Quality Management and Lean Thinking were combined. The implemented improvement actions culminated in a more efficient documentation flow, greater control, organization and standardization of the documentation management process, a better definition of responsibilities, better communication between the teams involved and an increase in the percentage of properly completed and compliant documents, as well as faster access to documentation by the teams, which was distributed at strategic points throughout the shop floor. Considering the results obtained, it can be concluded that the combination of BPM/BPMN, Quality Management and Lean practices was considerably positive for the analysis and improvement of the selected process, which allows to conclude that the synergy between various paradigms of management is advantageous to improve organizational performance.