Continuous improvement of the logistics processes of an automotive company

Abstract

Currently, companies increasingly compete for their place in the market. To remain competitive, they are constantly looking for productivity and continuous improvement, using the lean philosophy and digitalization. It is estimated that when a product reaches the final consumer, about one third of its total costs are logistical. It is therefore crucial to improve logistics processes. This project was developed in the continuous improvement department of a company in the automotive industry, in cooperation with the logistics department, with the main objectives of analysing and improving the company's logistics processes and digitizing the documents used. Hence, the project focused on logistics continuous improvement, being divided in four initiatives/use cases: productivity improvement project, ergonomics, follow-up of improvement actions in logistics processes and the transition of work standards in paper format to digital format in a commercial computer application. Using different internal and external methodologies (VAVE, PDCA, standardized work, ergonomics, BPM) it was possible to develop several improvements in the existing processes and propose new solutions, based on the simplification and improvement of files and structures previously used, as well as visual management. Regarding the productivity improvement project, this was split in three parts: improvement of the action simulation process, implementation of the proposed actions themselves (raw materials, finished goods and transportation) and the creation of a dashboard for the presentation of results from productivity actions. The ergonomics initiative focused on improving the process for logistical ergonomic studies and the creation of a dashboard to analyse the results obtained through these studies. Regarding the follow-up of improvement actions in logistics processes, a transition was made from a Deming cycle on paper, to a digital format, and a dashboard was also created which allows the analysis of actions by different categories. The strand of work standards was focused on the transition to a new digital application (mlean®), as well as training and monitoring the employees on its use. The objectives of this project were achieved, and the company recognized that this work added value to its processes. Finally, several improvement opportunities were identified for future consideration.

Atualmente, as empresas competem cada vez mais pelo seu lugar no mercado. Para se manterem competitivas, procuram, constantemente, a produtividade e a melhoria contínua, recorrendo para tal à filosofia lean e à digitalização. Estima-se que, quando um produto chega ao consumidor final, cerca de um terço dos seus custos totais são logísticos. É, assim, fulcral, melhorar os processos logísticos. O presente projeto foi desenvolvido no departamento de melhoria contínua de uma empresa da indústria automóvel, em cooperação com o departamento logístico, tendo como principais objetivos a análise e melhoria dos processos logísticos da empresa e a digitalização dos documentos utilizados. O projeto focou-se, portanto, na melhoria contínua no âmbito da logística, dividindo-se em quatro iniciativas/casos de uso: projeto de melhoria da produtividade, ergonomia, seguimento de ações de melhoria em processos logísticos e a transição de standards de trabalho em papel para o formato digital numa aplicação informática comercial. Com recurso a distintas metodologias internas e externas (VAVE, PDCA, standardized work, ergonomia, BPM) foi possível desenvolver diversas melhorias nos processos já existentes e propor novas soluções, tendo por base a simplificação e melhoria de ficheiros e estruturas previamente utilizados, bem como a gestão visual. Relativamente ao projeto de melhoria de produtividade, este dividiu-se em três partes: melhoria do processo de simulação de ações, implementação das ações em si propostas (matéria-prima, produto acabado e transportes) e a criação de um dashboard para a apresentação de resultados provenientes das ações de produtividade. A iniciativa de ergonomia focou-se na melhoria do processo subjacente aos estudos ergonómicos logísticos e à criação de um dashboard para análise de resultados obtidos através dos estudos ergonómicos desenvolvidos. No que toca ao seguimento de ações de melhoria em processos logísticos, foi feita a transição de um ciclo de Deming em papel, para o formato digital, sendo ainda criado um dashboard que permite analisar as ações por diferentes categorias. Já a vertente de standards de trabalho foi focada na transição para uma nova aplicação digital (mlean®), bem como na formação e acompanhamento dos colaboradores. Os objetivos do projeto foram atingidos, com o reconhecimento da empresa de que o trabalho desenvolvido adicionou valor aos seus processos. Por fim, foram identificadas várias oportunidades de melhoria para consideração futura.