Robotic process automation as an enabler of digital transformation: better usage of human talent in Industry 4.0

Abstract

Nowadays, with increasing globalization, companies have to be prepared to adapt and respond to the challenges raised by the 4th Industrial Revolution. The adoption of new technologies has been the most used solution, creating new challenges concerning worker-machine interaction. This brings new work realities for employees and, in most cases, has an impact on organizational management practices. Since people are the most important 'driving force' of organizations, it is essential that they feel supported, motivated, and satisfied with their work, thus creating a new dimension of action (Human Factor) by organizations that aim to increase your level of digital maturity. This work presents a study conducted at Bosch Termotecnologia, SA, - an organization that provides residential hot water solutions -, with a focus on the elimination of repetitive tasks that do not add value, thus promoting better use of human talent through the elimination of the eighth Lean waste (non-utilization of human talent). Therefore, the main objective of this project is the automation of repetitive tasks that generate waste of talent through Robotic Process Automation technology. The methodology developed to achieve the objective is divided into two phases. In the first phase, candidate processes were identified and prioritized according to their automation potential. In the second phase, more focused on the automation of a specific process, the potential of the Business Process Management lifecycle was used, modeling the process through BPMN. The resulting process maps not only contributed to an easier identification of waste in the process, but also made it possible to standardize and improve them. Afterward, the bot code was created, and the process was automated through Robotic Process Automation. At the end of the project, the process of applying for a new RPA process was also designed, since it is a project that will continue to be developed at the company. Although the number of automated processes is minimal, the benefits are already evident, proving the practices that have been reported in the literature on this matter. Effectively, and through Robotic Process Automation solutions, the eighth Lean waste present in organizations can be minimized, simultaneously increasing employee satisfaction, efficiency, and level of involvement.

Hoje em dia, com a crescente globalização, as empresas têm que estar preparadas para se adaptarem e responderem aos desafios levantados pela 4ª Revolução Industrial. A adoção de novas tecnologias tem sido a solução mais utilizada, criando novos desafios no que respeita à interação trabalhador-máquina. Isto, não só traz novas realidades de trabalho para os colaboradores, como, na maior parte dos casos, tem impacto nas práticas da gestão das organizações. Dado que as pessoas são o ‘força motriz’ mais importante das organizações, é fundamental que estas se sintam apoiadas, motivadas e satisfeitas com o trabalho, criando-se assim uma nova dimensão de atuação (Fator Humano) por parte das organizações que ambicionem aumentar o seu nível de maturidade digital. Este trabalho apresenta um estudo conduzido na Bosch Termotecnologia, S.A., - uma organização que fornece soluções de água quente residencial -, com foco na eliminação das tarefas repetitivas que não acrescentam valor, promovendo assim, uma melhor utilização do talento humano pela via da eliminação do oitavo desperdício Lean (não utilização do talento humano). O principal objetivo deste projeto é, então, a automação das tarefas repetitivas e geradoras do desperdício de talentos, através da tecnologia Robotic Process Automation. A metodologia desenvolvida para atingir o objetivo está dividida em duas fases. Na primeira fase, identificaram-se os processos candidatos e foram priorizados de acordo com o seu potencial de automação. Na segunda fase, já mais centrada na automação de um processo específico, foi utilizado o potencial do ciclo de vida Business Process Management, modelando o processo através do BPMN. Os mapas de processo resultantes, não só contribuíram para a mais fácil identificação de desperdícios no processo, como também possibilitaram a standardização e a melhoria dos mesmos. Posteriormente o código do bot foi criado e o processo automatizado através de Robotic Process Automation. No final do projeto, foi ainda desenhado o processo de nova candidatura de processo a RPA, uma vez que é um projeto que vai continuar a ser desenvolvido na empresa. Embora o número de processos automatizados seja muito reduzido, os benefícios já são notórios, comprovando as práticas que têm sido reportadas na literatura sobre esta matéria. Efetivamente, e a através de soluções de Robotic Process Automation, o oitavo desperdício Lean tão presente nas organizações, pode ser minimizado, aumentando simultaneamente a satisfação dos colaboradores, a sua eficiência e grau de envolvimento.