O impacto das tecnologias de informação e comunicação nas organizações públicas : o caso da Universidade de Aveiro

Abstract

A importância e o grau de adopção das tecnologias de informação e comunicação nas organizações públicas e privadas, têm vindo a aumentar não só em Portugal, mas em toda a Europa e no Mundo. Apesar de existirem alguns estudos, essencialmente estatísticos, nesta área não se tem dado especial relevância em Portugal ao estudo dos impactos da utilização e adopção desta tecnologia nas organizações. Este nosso estudo pretende contribuir para o preenchimento desta lacuna, através do estudo dos impactos das tecnologias de informação e comunicação nas organizações públicas. Responder a perguntas como: qual a importância das Tecnologias da Informação e Comunicação na tomada de decisão de opções estratégicas? Quais os factores que influenciam a informatização do processos na Administração Pública? Quais as necessidades de formação que sentem os profissionais da Administração Pública nesta área? Pretendemos responder a estas perguntas, estudando o exemplo de uma instituição pública. Para este estudo de caso, escolhemos a Universidade de Aveiro, não só pela reputação de universidade com larga experiência na área da tecnologia, mas também pelo número de unidades e de funcionários, o que nos permitiu ter uma perspectiva mais alargada da utilização das TIC. Este estudo revelou-nos, igualmente, que existem impactos positivos a três níveis: na vertente administrativa, com a aceleração de processos, a descentralização de tarefas e a sistematização de operações; na vertente de ensino, com um maior acesso a materiais de estudo e um alastramento da informação; e de uma forma global, na criação de comunidades mais comunicantes, apesar das distâncias físicas. Por outro lado, o estudo também nos revela impactos negativos do ponto de vista da relação progressivamente desumanizante, a confusão do arquivo e crises funcionais criadas pelas crescentes exigências em confronto com a contenção de custos e a redução dos recursos humanos. Fazemos também uma incursão pela União Europeia e o que se tem feito a este nível. Demos conta também neste estudo de algumas das melhores práticas em Portugal e de quais os objectivos estratégicos actuais da Administração Pública para colocar em acção o programa de governo electrónico português.

ABSTRACT: The importance and degree to which public and private organisations have adopted information and communication technology (ICT) has increased throughout the world. Europe has witnessed such developments, as our work shall prove, by focusing on such progress in the case of Portugal. Despite the essentially statistical research which has been developed in this area, the impact of the use and implementation of such technology within organisations in Portugal has not yet been studied in depth in order to provide relevant data. Our work hopes to give a contribution within this field by studying the impact of ICT on public organisations, by answering questions such as: what is the importance of ICT in the decision making process as regards strategic options? What factors influence the implementation of computer solutions within public organisations? What training needs concerning ICT to the professionals within these organisations require in order to benefit from such developments? Our research shall try to provide some answers to these questions by studying the case of a particular public institution within the Portuguese context. As the object of our case study, we chose the University of Aveiro based on two main reasons: on the one hand, due to its reputation as a university with wide experience within the field of technology and, on the other hand, given the amount of units and employees, which provided us with a broader view of the use and optimization of ICT in a specific framework. Our study unveiled the positive impacts at three levels: the administrative, concerning the time spent on paperwork, the decentralization of tasks and systematization of operations; at a teaching level, with greater access to research material and wide spread information; and, at a more global level, through the creation of greater communication communities, despite physical distances. However, our research also drew our attention to the following negative impacts: a progressive dehumanization of tasks, a less organised archive and a functional crisis brought about by the growing demands added to the restraint of public funds and the cutback on human resources. We have also taken into consideration the developments within this field at the level of the European Union. Our work has also focused on some of the best practices in Portugal and the strategic aims that this government has to make the Portuguese e-Government Programme a reality.