Defining purchasing strategies that aim an enhanced supplier development in a construction company

Abstract

The project described in this report aims to study the suppliers’ perspective of contractors’ current practices within the construction supply chain to further focus on supplier development strategies. The construction industry is embedded in an environment of complexity and fragmentation, as the sector is project-driven. This means that the industry comprises a multitude of suppliers, as temporary organizations are created for unique projects due to their specific features. Therefore, it leads to the majority of transactional relationships between buyer-supplier, which are criticized and described as adversarial. The increasing competitiveness in the construction industry, growth of informational technology, and increasing price of materials, pressure companies to make the necessary shift from traditional management methods to the adoption of differentiating strategies. Thus, purchasing plays an important role since it is one of the core activities of an organization that directly impacts its performance. In the first phase of the project, the current state of the purchasing department of the construction company was explored with the support of BPMN 2.0. This tool facilitates the understanding of information flows and the as-is process. The main issue highlighted was the inefficient supplier-buyer relationships, which led to the opportunity of implementing long-term and high-involvement relationships across projects. To explore the supplier-contractor status from the supplier side, focus group interviews and a survey questionnaire were conducted. The insights taken from this stage revealed loose relationships and mistrust from the suppliers. By acknowledging the success factors that enable efficient dyadic collaborations, and the barriers to partnering, suppliers' needs were categorized based on their responses. Also, to comprehend suppliers’ evolution over the years, a Business Intelligence tool (Power BI) from Microsoft was used. It allowed the company to centralize several purchasing data sources and enabled the visual and dynamic analysis of the overview of suppliers’ performance progression and the areas that needed to be improved.

O projeto descrito no presente relatório visa estudar a perspetiva dos fornecedores em relação às práticas utilizadas pelas construtoras dentro da cadeia de abastecimento para, posteriormente, dar ênfase às estratégias que dizem respeito ao desenvolvimento de fornecedores. A indústria da construção civil encontra-se imbuída numa grande complexidade e fragmentação, uma vez que o setor é orientado projeto a projeto. Efetivamente, a indústria emprega uma multiplicidade de fornecedores-chave, consequência de projetos únicos com características específicas que levam à criação de parcerias temporárias. Consequentemente, a generalidade das relações entre fornecedores e construtoras são transacionais, por isso, são criticadas e descritas como sendo adversas. A crescente competitividade da indústria da construção civil, o crescimento das tecnologias de informação e o aumento dos preços dos materiais pressionaram as empresas a tomar a necessária mudança de métodos de gestão tradicionais pela adoção de estratégias diferenciadas. Assim, as compras desempenham um papel importante uma vez que são uma das atividades principais dentro de uma organização que afeta diretamente o seu desempenho. Numa primeira fase do projeto, o atual estado do departamento de compras da empresa de construção foi explorado com o suporte do BPMN 2.0. Esta ferramenta facilita a compreensão dos fluxos de informação e o processo de compras em curso. O principal problema identificado foi a ineficiência das relações entre fornecedores e compradores, que levou à oportunidade de implementar relações de longa duração e um alto envolvimento ao longo dos projetos. De modo a explorar, por parte dos fornecedores, o status entre estes e os compradores, foram desenvolvidas várias entrevistas e um questionário. A conclusão retirada desta fase revelou relações desprendidas, falta de fidelização e de confiança. Ao reconhecer os fatores de sucesso que levam a colaborações eficientes entre ambas as partes, bem como as barreiras em parcerias, as necessidades dos fornecedores foram categorizadas baseadas nas suas respostas. Além disso, para compreender a evolução dos fornecedores no decorrer dos anos, foi utilizada uma ferramenta de Inteligência Artificial da Microsoft: Power BI. Este software possibilita à empresa a centralização de diversas fontes de dados, assim como uma visualização dinâmica da visão global do progresso do desempenho dos fornecedores. Por outro lado, identifica as áreas que carecem de melhoria.