Desenvolvimento de uma ferramenta integrada de gestão de stocks

Abstract

Num mercado altamente competitivo, as empresas enfrentam constantes desafios para se adaptarem e manterem a sua vantagem competitiva. Com o aumento dos custos e a necessidade de garantir um elevado nível de serviço, é fundamental que as organizações adotem abordagens que lhes permitam gerir os seus recursos de uma forma eficaz e eficiente. Pequenas alterações na gestão dos stocks podem ter impactos significativos, não apenas na redução dos custos totais, mas também na prevenção de ruturas de stock. O presente trabalho foi desenvolvido na JPM Industry – Equipamentos e Automação Industrial, situada em Vale de Cambra, e teve como principal objetivo o desenvolvimento de uma ferramenta que permite categorizar os artigos de compra de acordo com a sua relevância financeira para a empresa e a sua respetiva flutuação, determinar o stock de segurança, ponto de encomenda e a quantidade ótima de encomenda. Através da aplicação de modelos de gestão de stocks, pretendeu-se determinar níveis adequados e ajustados de stock de segurança e ponto de encomenda em função da procura. Neste projeto foi utilizada a metodologia de investigação-ação, uma abordagem usada para resolver problemas práticos através de um ciclo contínuo de identificação do problema, planeamento, ação, observação e reflexão. Numa fase inicial, foi estudado o sistema atual de gestão do inventário e a natureza dos artigos presentes na organização. Posteriormente, realizou-se uma análise ABC XYZ à família de artigos com maior relevância para a JPM no Microsoft Excel, com o objetivo de identificar quais os artigos que requerem uma atenção mais detalhada por parte da organização, sendo esta fase encarada como um teste piloto. Numa segunda fase, procedeu-se à criação de um dashboard no Microsoft Power BI capaz de determinar o stock de segurança e o ponto de encomenda de várias famílias de artigos de compra, empregando o modelo de revisão contínua. Como complemento a este painel de visualizações, foi criado um programa em Python que visa determinar as quantidades ótimas a encomendar. Para validar as soluções desenvolvidas, elaborou-se um formulário para recolher feedback dos colaboradores do departamento de compras da empresa. Por fim, o dashboard e o programa desenvolvido em Python permitiram a análise de cenários da família mais preponderante, evidenciando uma oportunidade de poupança no valor de 29 615,85€ nos custos totais de aprovisionamento, caso as ferramentas tivessem sido implementadas em 2023. Além disso, estes sistemas proporcionaram aos membros da JPM Industry uma visão integrada orientada a dados, tornando mais fácil a tomada de decisão na gestão de inventário.

In a highly competitive market, companies face constant challenges to adapt and maintain their competitive advantage. With rising costs and the need to provide a high service level, it is crucial for organizations to adopt approaches that allow them to manage their resources effectively and efficiently. Small changes in stock management can have significant impacts, not only in reducing total costs but also in preventing stockouts. This work was developed at JPM Industry – Equipment and Industrial Automation, located in Vale de Cambra, with the main objective of developing a tool that categorizes purchase items according to their financial relevance to the company and its fluctuation, determines the safety stock, the reorder point and the economic order quantity. By applying stock management models, the aim was to determine appropriate and adjusted levels of minimum stock, safety stock, and reorder point based on demand. In this project, the action research methodology was used, an approach employed to solve practical problems through a continuous cycle of problem identification, planning, action, observation, and reflection. Initially, the current inventory management system and the nature of the items in the organization were studied. Subsequently, an ABC XYZ analysis was conducted on JPM’s most important product family in Microsoft Excel, aiming to identify which items require more detailed attention from the organization. This phase was considered a pilot test. In the second phase, a dashboard was created in Microsoft Power BI capable of determining the safety stock and reorder point using the continuous review model. As a complement to this visualization panel, a Python program was created to determine the optimal order quantities. To validate the developed solutions, a feedback form was created for the company's purchasing department. Finally, the dashboard and the program allowed for scenario analysis of the most prominent family, highlighting a potential savings of 29 615,85€ in total procurement costs if the tool had been implemented in 2023. Additionally, these systems provided JPM Industry members with an integrated data-driven view, making inventory management decision-making easier.