Analysis and improvement of the procurement process in a biotech startup

Abstract

The increasing competitiveness on the market influenced companies to adopt diferentiating strategies that bring advantage over their competitors. Procurement, which used to be seen as an operational function, is now seen as a strategic activity that deserves increasing attention. The project characterized on this report aims to analyze and improve the procurement process in a biotech startup that is still in the early stages of its life-cycle. To facilitate the analysis of the as-is process, BPMN 2.0 was used to model the process and identify how and where the data is stored, as well as the main informations flows. Two main issues were highlighted: the wastes present on the information flows and the lack of a consistent new supplier selection method. To strike the identified issues related to the information management, and mitigate its associated risks, a procurement software was developped. The Rational Unified Process (RUP) methodology was followed through the development of the software and the UML language was used to model its structure and functions. The software development entailed the integration of Microsoft Power Apps, Microsoft Power Automate and SharePoint. The developped software aggregates all the information regarding the procurement process, and allows the user to register new information as well as consult stored data. To solve the lack of a supplier-selection method issue, new criteria and subcriteria, that are alligned with the company’s strategy, for the selection of vendors were defined. Later, the TOPSIS method, which compares a set of different alternative suppliers, was applied. The development of this platform allowed the company to integrate several data sources in one complete and structured information system. This way, the paper documents, as well as the old-fashioned disorganized excel files could be completely eliminated, favoring company’s flow of data and information, which enabled a much more efficient and effective decision making. This contributed to a greater consistency of organizational knowledge in the company, since a more streamlined and agile repository of information was created.

O aumento da pressão competitiva levou as empresas a adotar estratégias diferenciadoras de modo a obterem vantagem sobre os seus concorrentes. As compras, outrora vistas como uma função meramente operacional, representam agora uma fonte de vantagem competitiva, tendo-se tornado uma função estratégica que merece cada vez mais atenção. O projeto descrito neste relatório visa analisar e melhorar o processo de compras de uma start-up biotecnológica, ainda numa fase muito preliminar da sua atividade. De modo a facilitar a análise do processo de compras atual, usou-se a linguagem BPMN 2.0 para mapear os mesmo e identificar tanto as ferramentas em que os dados são armazenados, mas também os principais fluxos de informação. Identificaram-se dois principais problemas: os desperdícios presentes no fluxo de informação e a falta de um método consistente para a seleção de novos fornecedores. De modo a combater os problemas relacionados com a gestão de informação, e mitigar os riscos que isso pode trazer para a empresa, foi desenvolvido um software de apoio ao processo de compras. Foi seguida a metodologia Rational Unified Process (RUP) e a linguagem UML foi usada para modelar o software a ser desenvolvido. O desenvolvimento foi conseguido através da integração do Microsoft Power Apps, com o Microsoft Power Automate, e o SharePoint. Neste software desenvolvido, toda a informação relativamente às compras da empresa deve ser registada e consultada. Para resolver os problemas relacionados com a seleção de novos fornecedores, foram definidos critérios e subcritérios alinhados com a estratégia da empresa para uma seleção correta. Foi, posteriormente, aplicado o método TOPSIS, um algoritmo que compara uma série de fornecedores alternativos. O desenvolvimento desta plataforma permitiu à empresa integrar várias fontes de dados num só sistema de informação. Desta forma, os documentos em papel e os ficheiros Excel não estruturados foram completamente eliminados, favorecendo o fluxo de dados e informação da empresa, consequentemente permitindo uma tomada de decisão mais eficaz e eficiente. Isto contribuiu para uma maior consistência do conhecimento organizacional na empresa, uma vez que foi criado um repositório de informações mais ágil e simples.