Regime de proteção de dados nas autarquias: o caso da Câmara Municipal de Arcos de Valdevez

Abstract

A proteção de dados é um tema importante para qualquer organização, quer seja pública, ou privada. A proteção de dados permite salvaguardar os dados pessoais dos cidadãos, evitando que haja uma utilização dos mesmos indevida ou para outros fins que não aqueles para os quais deram o seu consentimento. Havendo uma escassez de estudos sobre a proteção de dados nas autarquias em Portugal, torna-se pertinente investigar esta temática, nomeadamente a sua implementação, nas autarquias portuguesas. Face ao exposto, o objetivo desta investigação é analisar a proteção de dados pessoais nas autarquias, mais especificamente, na Câmara Municipal de Arcos de Valdevez, percebendo o que pode ser melhorado e propor sugestões de melhoria, que possam ser identificadas como boas-práticas e vir a ser utilizadas por outras autarquias locais. Este estudo segue uma metodologia mista (qualitativa e quantitativa), tendo-se optado pelo desenho de estudo de caso. Os dados foram obtidos através da observação participante, da passagem de dois inquéritos por questionário a todos os funcionários da Câmara Municipal de Arcos de Valdevez, antes e depois da frequência de uma formação sobre RGPD, e da realização de entrevistas semiestruturadas aos funcionários envolvidos no processo de formação e a uma Encarregada de Proteção de Dados de uma autarquia externa. Os resultados demonstram que o processo de implementação do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) na Câmara Municipal de Arcos de Valdevez passou por algumas dificuldades, tais como: a COVID-19; pouca sensibilidade dos funcionários para com a adoção de novas práticas e comportamentos para garantir a proteção dos dados; falta da designação formal de um Encarregado de Proteção de Dados (EPD); fraco envolvimento da gestão do topo no processo de implementação; e falta de tempo dos funcionários para participarem num exercício deste tipo. Apesar de a formação ministrada ter surtido alguns efeitos positivos nos funcionários da autarquia, ainda é necessário um maior envolvimento e comprometimento dos mesmos relativamente à proteção dos dados e um maior comprometimento dos órgãos de chefia da autarquia para garantir uma implementação eficaz do RGPD, nomeadamente através do fornecimento dos recursos necessários. Acredita-se que os resultados desta investigação contribuem para o conhecimento da temática de proteção de dados nas autarquias, nomeadamente ao nível da implementação do RGPD. Os resultados obtidos são ainda importantes para os gestores públicos, não só na definição de políticas que visem uma maior segurança dos dados, mas também na implementação das mesmas, nas autarquias e noutras instituições públicas.

Data protection is an important topic for any organization, whether public, or private. Data protection makes it possible to safeguard citizens personal data, preventing them from being used improperly of for purposes other than those for which they have given their consent. Since there is a shortage of studies on data protection in municipalities in Portugal, it is pertinent to investigate this theme, namely its implementation, in Portuguese municipalities. Given the above, the objective of this investigation is to analyze the protection of personal data in municipalities, more specifically, in the Arcos de Valdevez City Council, realizing what can be improved and proposing suggestions for improvement, which can be identified as good practices and to be used by other local authorities. There are not many studies on data protection in municipalities in Portugal. Hence the importance of investigating data protection in Portuguese municipalities. This study follows a mixed methodology (qualitative and quantitative), having opted for the case study design. Data were obtained through participant observation, passing two questionnaire surveys to all employees of the Municipality of Arcos de Valdevez, before and after attending a training on GDPR, and conducting semi-structured interviews with employees involved in the process training and a Data Protection Officer from an external authority. The results show that the implementation process of the General Data Protection Regulation (GDPR) in the Arcos de Valdevez City Council has gone through some difficulties, such as: COVID-19; lack of employee sensitivity to adopting new practices and behaviors to ensure data protection; lack of formal designation of a Data Protection Officer (DPO); weak top management involvement in the implementation process; and lack of time for employees to participate in such an exercise. Although the training provided has had some positive effects on the municipality´s employees, there is still a need for greater involvement and commitment of them in relation to data protection and a greater commitment of the municipality´s governing bodies to ensure an effective implementation of the GDPR, namely through providing the necessary resources. It is believed that the results of this investigation contribute to the knowledge on the theme of data protection in municipalities, namely in terms of the implementation of the GDPR. The results obtained are still important for public managers, not only in defining policies aimed at greater data security, but also in their implementation, in municipalities and other public institutions.