Melhoria da gestão do processo de negócio de um departamento de excelência operacional: uma proposta de reestruturação

Abstract

Os processos de negócio sofrem constantes mutações para acompanhar o crescimento e responder aos desafios que as organizações enfrentam diariamente. Melhorar continuamente os processos confere vantagem competitiva e permite que as organizações incrementem a sua eficiência, eliminando desperdícios e custos desnecessários. A Prio Energy S.A. é uma das empresas que possui uma das maiores quotas no mercado dos combustíveis, sendo também uma das que mais tem crescido e alargado o seu portfólio de negócios. O presente trabalho resulta do projeto realizado no seio do departamento de excelência operacional desta organização. Pretende-se melhorar a gestão do processo de negócio deste departamento, analisando as suas atividades e fluxos de informação. Para realizar a análise crítica do processo recorreu-se à metodologia do Ciclo de Vida BPM e à modelação de processos usando a linguagem BPMN 2.0, bem como a uma ferramenta Lean para identificar as atividades que não acrescentam qualquer valor ao processo. Com consequência desta análise foram desenvolvidas e aplicadas ferramentas de apoio à tomada de decisão e à gestão de conhecimento, nomeadamente a ferramenta Lean do relatório A3, o Microsoft Power BI e o Microsoft Power Apps. O resultado deste projeto reside na melhoria global do desempenho do departamento, tanto ao nível da atuação dos intervenientes no próprio processo como da transformação da informação e preservação do conhecimento. Espera-se que a melhoria do processo de um departamento cujo foco é melhorar rácios, diminuir ineficiências de outros processos de negócio e aproximar as equipas, influencie e beneficie toda a organização.

Business processes are constantly changing to keep pacewithgrowth and reactto the challenges that organizations face on a daily basis.Continuously improving processes gives competitive advantage and enablesorganizations to increase their efficiencybyeliminating waste and unnecessary costs.Prio Energy S.A.is one of the companies withthe largest share in the fuelmarket, being also the one that has grown and expanded its business portfolio the most. This work results from the project carried out inthe operational excellence department. The main goal isto improve the management of the department’s business process, analysingits activities and information flows. To carry out the critical analysis of the process, the BPM Life Cycle methodology and process modellingusing the BPMN 2.0 language were used, as well as a Lean tool to identify activities that do not add any value to the process.As a result of theanalysis, tools to support decision making and knowledge management were developed and applied, namely the Lean tool A3 report, Microsoft Power BI and Microsoft Power Apps. The result of this project lies in the overall improvement of the department's performance, both in terms of the performance of the stakeholders in the process itself and in the transformation of information and knowledge preservation. It is expected that improving the process of a department that focuses on improving ratios, reducing inefficiencies in other business processes and bringing teams closer together, will influence and benefit the entire organization.