Análise e proposta de melhoria dos processos críticos num departamento de exportação

Abstract

Consequência da crescente globalização e aumento da competitividade torna-se imperativo dar resposta às necessidades de diferentes mercados, desenvolvendo uma relação de confiança com os clientes, cada vez mais exigentes. Assim, é crucial que as organizações procurem promover a partilha de conhecimento entre os seus colaboradores através da sistematização de processos alinhados com a estratégia corporativa. O desafio relatado neste documento surge no contexto em que a empresa em estudo, mais concretamente o departamento de exportação, pretende dar resposta à inexistência de alguns processos bem documentados desde a atividade de prospeção e negociação comercial até ao serviço pós-venda. O presente projeto tem como objetivos principais atualizar e disponibilizar toda a documentação, no sentido de promover a rápida e fácil consulta por parte de todos os colaboradores, bem como assegurar que as funções destes estão claramente definidas. Foi utilizada uma metodologia teórica que consistiu no mapeamento inicial do processo através de reuniões com os principais dinamizadores do projeto, identificação continua das oportunidades de melhoria e como atividade final a realização de um ciclo de formações, de forma a garantir que todos têm acesso à mesma informação. Como resultado, obteve-se Instruções de Trabalho, que indicam todas as etapas a operacionalizar no sistema ERP e outra documentação de suporte comercial que permitiram melhorar o desempenho dos colaboradores e assegurar a manutenção e gestão da informação no departamento. Com a implementação deste projeto, a equipa da exportação ganha uma vantagem no sentido de ver documentadas as tarefas associadas aos seus processos e, deste modo, adquirir um maior conhecimento que permita a redução de erros internos. É expectável que seja desencadeada uma melhoria continua no fluxo de informação através de uma interação eficiente com os outros departamentos, assegurando assim o alinhamento e envolvimento das diversas equipas.

Because of growing globalization and competitiveness, it becomes imperative to respond to the needs of different markets, developing a trusting relationship with increasingly demanding customers. Thus, it is crucial that organizations seek to promote the sharing of knowledge among their employees through the systematization of processes, aligned with corporate strategy. The challenge reported in this document arises in the context in which the company under study, more specifically the export department, intends to respond to the inexistence of some well-documented processes from the activity of prospecting and commercial negotiation to after-sales service. The main purpose of this project is to update and make available all the documentation, to promote quick and easy consultation by all employees, as well as to ensure that their functions are clearly defined. It was used a methodology that went through a theoretical approach, initial mapping of the process through meetings with the main participants of the project, continuous identification of opportunities for improvement and as a final activity the realization of a cycle of training, so that everyone has access to the same information. As a result, Work Instructions were obtained, which indicate all the steps to be implemented in the ERP system, as well as other commercial support documentation that allowed employees to improve performance and ensure the maintenance and management of the information in the department. With the implementation of this project, the export team gains an advantage in order to see the tasks associated to their processes documented, and thus acquire a greater knowledge that allows the reduction of internal errors. It is expected that a continuous improvement in the flow of information will be triggered, through an efficient interaction with the other departments, thus ensuring the alignment and involvement of the different teams.