Improving information flows in the production planning process: proposal of a dashboard based on KPIs

Abstract

Technological evolution is currently triggering changes in companies’ practices as well as in the environment they operate. This dynamic has led companies to rethink the way they work, trying to, continuously, improve their processes as a way of gaining efficiency and competitiveness. This report presents a study developed in a sanitary systems multinational manufacturer, more specifically in its production planning and control department, with a focus on improving its information processes. The main goal of this project was to reduce the existing inefficiencies associated to the production planning information flows, using, for that purpose, process mapping tools, as well as waste analyses techniques. While BPMN 2.0 was the language chosen to map the processes, identify the data sources and information flows; Lean tools were used to identify non-value-added activities and, consequently, waste present in the processes. As proof of concept, Microsoft Power BI tool was used as a base for and Information System, guided by Industry 4.0 principles and needs. The main practical contribution of this work should be that this solution, which integrates people, data, flows and processes, may contribute to efficiency gains in the daily tasks of the planners, in the decision-making processes and in the identification and elimination of non-value-added activities, improving the global planning performance.

Hoje em dia a evolução tecnológica está a desencadear grandes mudanças no contexto das organizações, bem como no ambiente em que operam. Por sua vez, estas dinâmicas têm contribuído para que as organizações repensem a forma de trabalhar, observando-se uma necessidade contínua de melhorar os processos de maneira a ganhar eficiência e alcançar situações de vantagem competitiva. Este relatório apresenta um estudo que foi conduzido numa multinacional dedicada à produção de componentes sanitários, mais especificamente no departamento de planeamento e controlo da produção, com foco na melhoria dos seus processos de informação. O principal objetivo deste projeto consistiu na redução das ineficiências presentes nos fluxos de informação associados ao planeamento da produção, usando, para o efeito, ferramentas de mapeamento de processos, bem como técnicas de análise de desperdícios. Enquanto o BPMN 2.0 foi a linguagem escolhida para mapear os processos, identificar as fontes de dados e os fluxos de informação, as ferramentas Lean foram usadas para identificar as atividades de não valor acrescentado e, consequentemente, os desperdícios presentes naqueles processos. Por forma a fazer a prova de conceito utilizou-se a ferramenta Microsoft Power BI, vindo esta a constituir um Sistema de Informação orientado às necessidades da Indústria 4.0. Como contributo prático deste projeto espera-se que esta solução, que integra pessoas, dados, fluxos e processos, venha a potenciar ganhos de eficiência nas tarefas diárias dos planeadores, nos processos de tomada de decisão e na identificação e eliminação de atividades de não valor acrescentado, melhorando, assim, o desempenho global do planeamento.