Implementação de ações de melhoria no aprovisionamento da Navigator Pulp Cacia

Abstract

A melhoria dos processos de uma empresa contribui cada vez mais para assegurar a sua vantagem competitiva no mundo atual, uma vez que permite a redução de custos e o aumento de produtividade. O presente projeto, desenvolvido no âmbito do Departamento de Aprovisionamento da Navigator Pulp Cacia visa primordialmente a modelação, análise e melhoria do processo de compras. Para além deste objetivo, e em virtude da recente necessidade de espaço de armazenamento devido à integração do aprovisionamento da nova fábrica tissue no atual departamento, foi também objetivo do projeto a restruturação de algumas áreas do armazém. No sentido de concretizar o primeiro objetivo, optou-se por seguir a metodologia do Ciclo de Vida BPM. Tal como esta sugere, numa fase inicial enquadrou-se o processo de compras nos processos gerais da empresa, seguindo-se a sua descoberta recorrendo a um leque de técnicas habitualmente usadas para o efeito, nomeadamente análise documental, observação e entrevistas. Seguidamente, e apenas quando se considerou existir informação suficiente, inicou-se a modelação do estado atual dos subprocessos que constituem o processo de compras, em linguagem BPMN. A etapa seguinte envolveu a identificação, documentação e análise dos problemas existentes nos mesmos, recorrendo a ferramentas como a Análise de Valor Acrescentado e o Diagrama de Ishikawa Mais tarde, foram identificadas oportunidades de melhoria e potenciais soluções para os principais problemas encontrados, seguindo-se o redesenho dos modelos assumindo como implementadas as soluções de melhoria propostas. Para responder ao segundo objetivo, foram realizadas diversas ações 5S, por forma a potenciar o espaço de armazenamento existente, evitando a necessidade de avultados investimentos na integração da fábrica tissue, nomeadamente nos espaços administrativos, espaços de refeição, arquivo, armazenamento de equipamentos de proteção individual (EPI) e coletiva e armazenamento de material de economato. Deste projeto resultou um conjunto de modelos que permitem uma descrição do processo de compras, essenciais para transformar o conhecimento tácito em explícito, facilitando a disseminação de informação na organização. Acima de tudo, o estudo apontou oportunidades de melhoria relevante, que têm vindo a melhorar as atividades diárias do departamento de aprovisionamento.

Company's processes improvement is increasingly contributing to ensure their competitive advantage in the business world, as it allows cost reduction and increases productivity. This project, developed in the Procurement Department of the Navigator Pulp Cacia company, primarily aims at modelling, analysing and improving the purchasing process. In addition, and because of the recent need for additional storage space due to the integration of the new tissue factory’s supply in this department, it also aimed at restructuring some warehouse areas. In order to achieve the first goal, the BPM Life Cycle was selected as the methodology to follow. As this methodology suggests, at an early phase, the purchasing process was integrated in the company's main processes, followed by its discovery using a range of techniques designed for this purpose, namely document analysis, observation and interviews. Then, when it was considered to exist sufficient information about the process, the modelling of the current state of the sub-processes constituting the purchasing process in BPMN language was started. The following step involved the identification, documentation and analysis of the problems, using tools such as the Value- Added Analysis and the Ishikawa Diagram. Subsequently, opportunities of improvement and potential solutions to the main problems were identified, followed by a redesign of the models assuming the implementation of the proposed solutions. As far as the second goal is concerned, a number of 5S actions were carried out in order to enhance the existing storage space, and, thus, avoid the need for large investments in the integration of the tissue factory, namely in administrative spaces, storage of personal and collective protective equipment, and storage of office supply materials. The project development allowed the design of a set of models describing the purchasing process, essential to turn tacit knowledge into explicit knowledge, making the dissemination of information easier in the organization. Above all, the study pointed out relevant improvement opportunities that are being applied to improve the daily activities of the procurement department.