Vendor-managed inventory for a more agile supply chain: an application in the industrial sector

Abstract

Over the last years, industrial companies are looking for solutions to innovate their products and processes because of the high market demand. In the VUCA world, characterized by volatility, uncertainty, complexity, and ambiguity of the market demand, having an agile and collaborative supply chain is crucial to maximize customer satisfaction and achieve cost efficiency. In this context, companies must build strong partnerships and synchronize their processes by sharing information in real time. This project resulted from the need of improving the Vendor-Managed Inventory (VMI) system, an online platform of electronic data interchange for inventory management, at Bosch Thermotechnology in Aveiro. Although Bosch Aveiro has been working with the VMI tool for 3 years, no guide is available about the operation of the tool, which means that the VMI tool is parameterized according to the know-how of the VMI users: material planners and suppliers. Furthermore, VMI users are aware of the possibility of excess or stock out of components in this type of planning. Working closer to VMI users, a problem-solving activity was done through an Ishikawa Diagram where the root causes of failure were identified. Then, those causes were prioritized and it was decided to analyse in detail VMI parameters (lead-time, period, minimum and maximum limits) since they were considered the main cause of failure. After several experiences and studies to improve the inventory management in the VMI tool, a new approach was developed. The proposed model for defining VMI parameters considers not only the annual value of consumption and the replenishment time (as done in the current model), but also the fluctuation in demand of those components. As a result of this work, the components were divided into four categories (runners, repeaters, low-cost items, and exotics) according to their behaviour (annual consumption value versus fluctuation) and, for each group, the coverage limits of stock were calculated. This study provided transparency about the importance of each component for the organization which enables quicker decisions. For Bosch Aveiro, this project results in a standard to parameterize the VMI tool and five best practices. In addition, it is expected that the implementation of the proposed model will reduce the risk of stock out and the time spend on managing components in the VMI tool as well as control the components with an excess of stock. In addition, this study highlighted the importance of clustering the components in inventory management, so the next step will be the analysis of components managed by the other two material planning systems (push and pull) according to the four categories (runners, repeaters, low-cost items, and exotics).

Ao longo dos últimos anos, as empresas procuram soluções para inovar os seus produtos e serviços para responder à elevada exigência do mercado. No mundo VUCA, caracterizado pela volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade da procura, ter uma cadeia de abastecimento ágil e colaborativa é essencial para maximizar a satisfação do cliente e reduzir os custos. Neste contexto, as empresas devem criar parcerias fortes e sincronizar os seus processos através da partilha de informação em tempo real. Este projeto resulta da necessidade de melhorar a ferramenta de inventário gerido pelo fornecedor (VMI), uma plataforma online de troca de informação para gestão de inventário, na Bosch Termotecnologia em Aveiro. Embora a Bosch Aveiro tenha implementado a ferramenta de VMI há 3 anos, não existe nenhum guia para a parametrização da ferramenta. Assim, a ferramenta é reflexo do conhecimento técnico e prático dos seus utilizadores: planeadores e fornecedores. É de frisar que tanto os planeadores como os fornecedores estão conscientes do risco de excesso ou rutura de stock dos componentes neste tipo de planeamento. Em conjunto com os utilizadores da ferramenta de VMI, foi feita uma atividade de resolução de problemas com recurso ao Diagrama de Ishikawa onde foram identificadas as principais causas de rutura e excesso de stock. Em seguida, estas foram priorizadas e foi decidido analisar em detalhe os parâmetros de VMI (o lead-time, o período e os limites mínimo e máximo) uma vez que foi considerada a principal causa de falha. Depois de várias experiências e estudos para melhorar a ferramenta de VMI, uma nova abordagem foi desenvolvida. O modelo proposto para a definição dos parâmetros de VMI considera, não só o consumo e o tempo de reabastecimento (à semelhança do modelo atual), mas também a flutuação da procura desses componentes. No modelo proposto, os componentes foram divididos em quatro categorias (runners, repeaters, low cost items e exotics) de acordo com o seu comportamento e, para cada grupo, foram calculados os limites de cobertura ótimos. O projeto clarificou a importância de cada componente para a empresa o que permitirá uma tomada de decisão mais rápida e assertiva. Para a Bosch Aveiro, este projeto resultou num standard para a parametrização das peças em VMI e cinco best pratices. Espera-se que a implementação do modelo proposto reduza o risco de rutura de stock, assim como o tempo de análise das peças em VMI, e também ajude a controlar o excesso de stock. Para além disso, este estudo evidenciou a importância da definição de clusters na gestão do inventário; portanto o próximo passo será analisar os componentes geridos nos outros dois tipos de planeamento (push e pull) de acordo com as quatro categorias definidas (runners, repeaters, low cost items e exotics). keywords Vendor-