Sistema de submissão online de teses

Abstract

Com a implementação do Processo de Bolonha, muitos cursos do Ensino Superior em Portugal viram a sua estrutura alterada, contemplando um 2º ciclo com duração de dois anos após o qual é atribuído ao aluno o grau de Mestre. Assim, surge a necessidade de criar procedimentos e adaptar alguns processos de submissão das dissertações de mestrado de forma a facilitar a sua gestão por parte de todas as entidades envolvidas, desde os alunos aos serviços existentes, como as secretarias ou documentação. A automatização de todo o processo possibilita diminuir a sobrecarga sobre os agentes e contribuir para uma gestão menos burocrática e morosa de todas as fases que englobam a submissão de uma Dissertação de Mestrado / Tese de Doutoramento. Para este efeito, propôs-se um modelo de um sistema de gestão da submissão, avaliação e arquivo gerido através de um sistema “online”, que reduza o trabalho burocrático associado a todas as etapas subjacentes e que facilite o processo de entrega e revisão das provas, e posterior consulta e pesquisa das diversas fases de submissão. O sistema foi elaborado de forma a permitir a sua integração na estrutura informática da Universidade de Aveiro, com o objectivo de reduzir a necessidade de introdução manual de informação. No decorrer do trabalho foi igualmente realizado um levantamento de todos os processos e regulamentos associados às dissertações de mestrado, demonstrando quais as necessidades sentidas pelos utilizadores: alunos, orientadores, avaliadores e serviços. De forma a possibilitar o suporte do sistema a vários tipos de procedimentos de gestão e entrega de dissertações de mestrado / teses de doutoramento, foi criada a possibilidade de cada prova estar associada a um modelo pré-determinado, cobrindo assim as hipóteses de alterações anuais dos regulamentos de entrega de provas sem que o sistema fique inutilizável. Desta forma também podemos estender a utilidade do sistema às teses de doutoramento ou a outro grau académico da mesma natureza. Foi também criada uma interface simples e fácil de utilizar, com o objectivo de ser integrada num serviço pré-existente. O sistema desenvolvido não se relaciona apenas com a submissão de documentos relativos às dissertações de mestrado / teses de doutoramento, mas sim a toda uma gestão de processos que se inicia nas propostas dos orientadores, passando pelo processo de elaboração e avaliação, até ao arquivo por parte dos serviços responsáveis.

ABSTRACT: With the implementation of the Bolonha Treaty, several Portuguese courses saw their structures changed, contemplating a second two-year period after which the student would obtain a Masters degree. Therefore, it is necessary to create procedures and adapt some dissertation submission processes in order to facilitate their management by all the related entities, such as students or the administrative services in departments or documentation. The automatization of all this process allows the reduction of the agents work overload and contributes to a less burocratic and shorter management of all the steps that compose a Masters Dissertation / PhD Thesis. In compliance, we propose a model of a system of thesis submission, evaluation and archive through an online system, that reduces the burocratic work associated to all the underlying steps and facilitates the delivery and revision process of the documents, and further search and consulting of all the submission steps. This system was thought up and built thinking of a future integration with existing systems that would allow some interaction and data flow, with the purpose of reducing the manual input of information. During the thesis elaboration, it was gathered an amount of information regarding all the submissions and regulations procedures related to Masters Dissertations, demonstrating all the necessities felt by students, teachers, evaluators and services. In order to allow the system to support all kinds of management procedures, it was created a feature so that each thesis could be associated to a certain pre-determined model, covering all chances of annual modifications of the regulations without causing the system to overdue and become worthless. Furthermore, we can also extend the system utility to all PhD thesis or other academic degrees of the same nature. A simple and easy to use interface was also created, with the goal of being integrated into an existing web structure. The developed system does not only relates to submission purposes, but also to all the management steps that begin with the teachers proposals of dissertations, going through the elaboration and evaluation periods, and ending with the thesis archive.