A gestão da oferta cultural nos museus: o uso do digital na gestão integrada da informação

Abstract

A urgência de aceder à informação de forma rápida, eficiente e eficaz por parte das organizações, tornou-se nos dias de hoje, um requisito essencial. Deste modo, às organizações é exigido uma abertura para a mudança e uma visão estratégica que proporcione uma vantagem competitiva no mercado em que operam. Quando se tenta projectar esta problemática para as instituições culturais, os problemas ganham a mesma importância, uma vez que, independentemente do objectivo e da missão da organização, tem de estar bem definido nos seus objectivos o papel da informação, face ao digital. A vantagem trazida pela Internet e pelo recurso às tecnologias de informação e comunicação veio acelerar todos os processos de transformação, na medida em que, evidenciou novas formas de trabalho, e outras de disseminação da informação, através do digital. O desafio é como aproveitar o digital para facilitar a forma de comunicar, produzir, distribuir e aceder à informação. O presente estudo tem como objectivo realizar uma reflexão sobre o recurso à gestão da informação nas organizações culturais, tendo por base o estudo de uma instituição cultural – Associação para o Museu dos Transportes e Comunicações. É dado principal destaque aos aspectos da organização e recuperação da informação e, da imprescindibilidade da utilização de ferramentas que melhorem a gestão da organização e da sua qualidade, quer na tomada de decisão, quer nos serviços prestados. O principal objectivo foi o estudo da forma como a gestão integrada da informação nas instituições culturais, com base no digital, pode promover o seu desenvolvimento, proporcionando uma melhor organização da sua oferta. Assim, com base na metodologia de estudo de caso, foi realizado um estudo pormenorizado ao nível do levantamento de dados essenciais, missão e objectivos, organização e estrutura interna, distribuição de serviços, bem como se procedeu à identificação dos principais processos negócio.

The need to access information in a efficient and effective way by organizations, has become today top priority. This requires a watchful eye, a open minded for change and a strategic vision that provides a competitive advantage in the market in which they operate. When we try to design better systems for cultural institutions, the problems get the same importance, for business organizations, because no matter their missions and goals, the role of information must be well defined towards digital. The advantage brought by the Internet and the use of information and communication technologies has accelerated all processes of transformation, and revealed new forms of work and dissemination of information through the digital. The challenge is how to use digital to communicate, produce, distribute and access information in a easy way. The purpose of this study is to provide a review about the importance of information management in cultural organizations, based on a study of a individual institution – Transports and Communication Museum Association. The main objective was to study how integrated information management in cultural institutions, based on digital, can help them, by providing better organization of its products. Based on case study methodology, this study includes a detailed survey of data, mission and goals, internal structure, services distribution and key business processes identification.