Impulsionar o EDI com os fornecedores: automatizar a cadeia de abastecimento

Abstract

Este documento pretende apresentar o trabalho desenvolvido em estágio curricular e em ambiente empresarial, mais precisamente na Huf Portuguesa, em Tondela. O principal objetivo da autora foi melhorar as ligações de comunicação entre a empresa e os seus fornecedores através da implementação de soluções EDI (Electronic Data Interchange). Consequentemente, pretendeu-se melhorar as relações cliente-fornecedor e alcançar vantagens como a eficiência e agilidade na tomada de decisões. De uma forma gradual, numa primeira fase, houve uma adaptação ao ambiente de trabalho da empresa que serviu para conhecer alguns dos seus processos e metodologias. De seguida, e após o coordenador do estágio na organização explicar quais os objetivos a alcançar, foi feita a medição e recolha de dados que permitissem o desenvolvimento das tarefas associadas ao trabalho. Mais precisamente quais os tipos de sistemas de comunicação disponíveis pela empresa e qual o âmbito de aplicação dos mesmos – área da logística. A análise desses dados possibilitou o entendimento de como se podiam atingir os resultados esperados e ainda desencadeou possíveis soluções e propostas de melhoria no processo existente. Seguiu-se a implementação de acordo com o planeado na etapa anterior e finalmente uma análise do impacto dessas melhorias. O último passo na conclusão do projeto foi a elaboração deste relatório e outros documentos para apresentação e documentação do trabalho realizado. Os objetivos do projeto, de forma geral, foram cumpridos, tendo-se verificado uma clara melhoria na agilidade, coordenação e flexibilidade das funções de aprovisionamento. Concluindo, este período de desenvolvimento foi particularmente interessante e desafiante, tanto pela oportunidade de aplicar conhecimentos teóricos adquiridos previamente na atividade prática de uma empresa, como pela experiência adquirida nesta mesma atividade empresarial diária, e uma vez que a autora, após terminar o seu estágio, foi integrada na empresa. Apesar do alcance parecer pequeno, e tendo em conta todo o tempo que o processo necessita para cada um dos fornecedores, os números são bastante otimistas. Conseguiu-se melhorar em 12% o número de ligações estabelecidas entre Huf-Fornecedor. Já no que diz respeito aos problemas identificados nas ligações estabelecidas, foi possível resolver 7 dos 16 casos existentes. Com esta melhoria, a empresa prevê conseguir diminuir a probabilidade de erro no que diz respeito a transações de informação, diminuir custos e ao mesmo tempo rentabilizar o tempo dos aprovisionadores.

This document aims to present the work developed during an internship and in a business environment, more precisely at Huf Portuguesa, in Tondela. The main goal of the author was to improve the connections and communication between the company and the suppliers through the implementation of EDI (Electronic Data Interchange) solutions. Consequently, the objective of the work was to improve customer-supplier relations and to focus on the advantages of having efficiency and agility in the decision-making process. In a gradual way the internship started with an adaptation period to the environment of the company during which the author became familiar with the company’s processes and methodologies. Following that, there was a data and information gathering to allow the development of the required tasks such as knowing which communication systems were available to the company and the scope of their application – in the logistics department. A data analysis made it possible to understand how one can access the expected results and also during that period it was possible to trigger solutions and proposals for continuous improvement actions. The implementation of those solutions was the next step being followed by an evaluation of the impact that the improvements had. The last stage was used to write this document as well as other documents for presentation purposes. Overall, the goals set for this internship were accomplished, since there was a clear improvement in the agility, coordination and flexibility of the material planner functions. To conclude, this project was quite interesting and challenging, since it allowed the author to build a bridge between the theoretical and practical knowledge and have a better understanding of what the business world challenges really are. After the internship the author was integrated in the company. Despite the reach seeming limited, and considering all of the time dedicated to the process, for each supplier, the numbers are quite optimistic. We managed to improve by 12% the number of connections established between Huf and its suppliers. As concerns the problems identified in the connections established, 7 of the 16 existing cases were solved. With this improvement, the company predicts it will diminish the probability of error as concerns information transactions, thus diminishing costs while at the same time making the most of the time of purchasers.