TASKA: a modular and easily extendable system for repeatable workflows

Abstract

Time is one of the most important resources in the world. Daily tasks consumes time, and much of the human beings efforts are dedicated to improve the efficiency of repetitive processes of our daily life. While many of the efforts has been developed already, there are still a gap in the workflow management processes, mainly due to collaborative work, high complexity requirements and missing a modern and actual user experience through the new web components. This work describes a web solution for workflow management, named “Taska” that can be used in many areas of process optimization. The work presented in this thesis intends to be a hybrid system that covers not only the workflow management processes, but also keep to manage, store and share the documentation associated with processes and tasks. The system was designed with a modular and extensible structure and can be used as a Software-as-a- Service platform. In one hand, all the system can be used by external applications to management complex workflows and keep recorded their state machines, processes and tasks, with capability to execute the state machines and compute the results. One another hand, we also present a modern web frontend application that is user-friendly and allow users to create complex workflows graphically and with collaborative features to perform the workflow with different partners/collaborators. Taska was developed to fulfil the gaps in a European project EMIF, and has been used in a pilot study by translational researchers, and database owners to find facilitate their work in custom health studies in disperse databases around the world.

O tempo é um dos recursos mais importantes. As tarefas diárias consomem tempo, e grande parte do nosso esforço como seres humanos é dedicado ao melhoramento da eficiência de processos repetitivos do dia-a-dia. Embora grande parte do esforço já esteja feito, existe ainda uma falha de soluções a nível de gestão de fluxos de trabalho, que englobe trabalho colaborativo preencha requisitos complexos e apresente uma interface moderna e atual baseada em componentes web. Este trabalho descreve uma solução web para gestão de fluxos de trabalho, denominada “Taska”, que pode ser usada em várias áreas de otimização de processos. O trabalho apresentada nesta tese pretende ser um sistema híbrido que cobre não só gestão de fluxos de trabalho, mas também permite gerir, guardar e partilhar documentação associada com processos e tarefas. O sistema foi desenhado com uma estrutura extensível e modular e pode ser usado como uma plataforma “Software como Serviço”. Por um lado, todo o sistema pode ser utilizado por aplicações externas para gerir fluxos de trabalho complexos e manter em registo máquinas de estado, processos e tarefas. Por outro lado, também apresentamos uma interface de utilizador web moderna, com grande usabilidade e que permite aos utilizadores criarem fluxos de trabalho interactivamente e com capacidades colaborativas entre vários parceiros/colaboradores. O “Taska” foi desenvolvido para preencher uma falha no projeto Europeu EMIF, e tem sido usado como estudo piloto por investigadores translacionais, e proprietários de base de dados para facilitar o seu trabalho em estudos de saúde em base de dados dispersas à volta do mundo.