Implementação do sistema SAP R/3 no grupo Martifer: acompanhamento e estudo do seu impacto

Abstract

O presente estudo pretende descrever o acompanhamento do processo de implementação do SAP R/3 no Grupo Martifer, bem como analisar o seu impacto sobre os utilizadores finais dos diversos módulos, de forma a identificar factores facilitadores e barreiras no mesmo processo. Desta forma, pretende-se contribuir para a promoção do desempenho dos indivíduos, bem como para o melhoramento do método de implementação em futuros projectos. A investigação na área dos sistemas ERP tem crescido nos últimos anos, no entanto estudos desta natureza em Portugal são extremamente reduzidos, registando-se, portanto, uma lacuna a este nível. Assim, com esta dissertação pretendeu-se encontrar informações relevantes, de forma a contribuir para o conhecimento ao nível da Gestão Industrial. Este trabalho abrangeu, na primeira etapa, o acompanhamento pessoal do processo de implementação do novo sistema; e, na segunda etapa, centrou-se no estudo do impacto do mesmo nos utilizadores finais. Para tal a amostra incluiu 67 utilizadores do SAP R/3, que estiveram presentes em todo o processo de implementação do sistema no Grupo Martifer, provenientes de 6 fábricas distintas. Cada inquirido respondeu a um questionário previamente elaborado e validado para este estudo. Com base nos resultados, foi possível analisar o contributo e/ou influência de diversos factores no processo de implementação do sistema SAP R/3. Face aos resultados obtidos, concluiu-se que de uma forma geral a implementação do sistema SAP R/3 no Grupo Martifer foi bem sucedida, assim como o impacto deste sobre os utilizadores. Após a implementação do sistema, os inquiridos consideram o seu trabalho mais produtivo e conseguem aceder mais facilmente à informação. No entanto, foram identificadas lacunas que deverão ser colmatadas em futuras implementações para optimização do processo, obtendo-se, desta forma, melhores resultados. Factores como a existência de uma equipa sólida de suporte ao projecto e a compreensão da implementação de um novo sistema por parte dos utilizadores finais, constituem-se como facilitadores no processo. O tempo limitado de implementação, a falta de formação aos utilizadores finais e a complexidade do sistema, surgiram como barreiras na mesma implementação. Verificou-se ainda que, através de associação entre variáveis, os utilizadores que não se sentiam preparados para iniciar a utilização do sistema SAP, necessitaram de apoio aquando da transição. Isto poderá estar relacionado com o período de formação que possivelmente não abrangeu toda a componente prática e/ou teórica, não conseguindo prever todas as dificuldades. Através do mesmo tipo de associação, conclui-se que os utilizadores que consideram o acesso à informação simplificado consideram, igualmente, que o seu desempenho no trabalho tornou-se mais produtivo com a implementação do novo sistema.

ABSTRACT: The present study aims not only to describe the monitoring of the implementation of SAP R/3 at Martifer Group, and to analyse the impact it has over its different modules over the final users, but also to identify the existent facilitators and barriers in this process. This way, we intend to contribute to the promotion and improvement of individual performance, as well as to improve the implementation method in other future projects. The investigations in the ERP systems have been rising in the past years. Although, these kinds of studies are incredibly scarce in Portugal, there being a lack at this level. So, with this dissertation we had the intention to find some relevant information about this matter in order to contribute to the knowledge in which concerns the Industrial Management. This dissertation tried to cover, at a first step, the monitoring (in person) of the new system implementation’s process, and the second step consisted in studying the impact the system had on its final users. To make this study possible, we used a sample that included 67 users of SAP R/3 system, present during in the entire implementation process of the system in Martifer Group, placed in 6 different factories. Each inquired answered a questionnaire, especially created and prepared for this study. According to the results found, it was possible to analyse the contribution and/or the influence of several aspects in the implementation of the SAP R/3 system. Considering the results obtained we can conclude, in a general way, that the implementation of the SAP R/3 system at Martifer Group was well succeeded, as well as its impact on its users. After the system’s implementation, the inquired users considered, not only that their work is more productive now, but also that they have quicker and easier access to the information. Despite the advantages this system can have, we must also mention that it has some gaps that should be taken into consideration in future implementations of the system, in order to optimize it and to obtain better results through it. When we talk about the advantages of this project, we can mention the solid support team and the apprehension of the implementation of a new system by the final users. In which concerns the barriers present in the project, we can mention some, such as the limited time we had to implement it, its complexity, and the lack of training of the final users. It was also found that through the association between variables, users who did not feel prepared to start using the SAP R/3 system, needed support during the transition. This may be related to the period of training that may not cover all the practical component and/or theoretical, failing to foresee all the difficulties. Through the same association type, we can conclude that users which consider the simplified access to information consider, also, that their performance at work has become more productive with the implementation of the new system.